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《一人開公司也能搞定的財務管理實務》

信達聯合會計師事務所會計師、圓子夢創辦人／胡碩勻





資深績優創業顧問、拾寶聯合企管顧問公司總經理／黃茂景

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  作者介紹

  
  
  
  
  井之上陽一
  
  一九七二年出生於日本大阪府，在宮崎縣長大。
  
  職業為記帳及報稅代理業務人，專長為「財會業務效率化、融合會計與科技」。
  
  大學畢業後進入日本總務省統計局（編按：等同於台灣內政部主計總處）工作，習得數字分析手法，與高科技資料運算技術。之後參加記帳及報稅代理業務人考試，並順利取得記帳及報稅代理業務人資格，二○○七年自行創業。
  
  他的座右銘是「財會工作不難，一人社長也做得到！」致力於推廣利用電腦，有效率的進行財會工作給經營者，企圖改變凡是透過人工的傳統式財會工作習慣。專長為財會相關工作效率化，他曾幫助一位客戶，導入Excel業務管理系統，推動無紙化作業，一年內成功省下240小時的工作時間。獲封為「Microsoft MVP for Excel」，目前全球只有約90位MVP。
  
  除了負責記帳及報稅代理業務外，也透過講座、文章，提供「數學、金錢、時間、科技」相關領域的全新工作型態建議。
  
  部落格「EX-IT」 www.ex-it-blog.com/
  
  





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  譯者介紹

  
  
  
  
  
  李貞慧
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  台大工商管理學系畢業，日本國立九州大學經濟學碩士，取得中國生產力中心第十屆中日同步口譯人才培訓研習班結業證書，擅長中日對譯，目前專職從事醫學、核能、光電、機械設備、電機工程、金融商業、美容等口筆譯工作。
  
  
  
  
  

一人開公司也能搞定的財務管理實務－目錄導覽說明

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  推薦序一略懂財會知識，就能成為那頂尖一％的經營者
  
  
  
  
  
  推薦序二「獲利」才是經營的初衷──從記帳開始
  
  
  
  
  
  前言 記帳、結算，連報稅、節稅都可以自己來！
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  第一章 九○％的經營者不知道，財會工作原來這麼簡單
  
  
  
  
  
  01 懂一點財會，你就能很懂經營管理
  
  
  
  
  
  02 不懂財報，錢流到哪兒都不知道
  
  
  
  
  
  03 一人公司的財會工作，三步驟解決
  
  
  
  
  
  04 計算可以委外，但經營者一定得看懂帳
  
  
  
  
  
  05 三項指標，判斷該自己記帳還是委外
  
  
  
  
  
  06 把時間投資在「檢查」而非記錄
  
  
  
  
  
  07 一人公司想賺錢擴張？請親自處理財會
  
  
  
  
  
  08 本書讓財會工作從煩死人，變超簡單
  
  
  
  
  
  09 財務報表不用百分百精確，及時最重要
  
  
  
  
  
  10 運用電腦輕鬆搞定財會與經營
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  第二章 一人公司的財會三步驟解決方案第一步：收集憑證的要領
  
  
  
  
  
  11 一切「費用」都要保留發票收據
  
  
  
  
  
  12 三種營收憑證、四種經費憑證，務必牢記
  
  
  
  
  
  13 要「全部」收集，否則國稅局會起疑
  
  
  
  
  
  14 最有效率的「收集」方法──自動化
  
  
  
  
  
  15 發票和收據的「必要內容」
  
  
  
  
  
  16 利用網路銀行收集，省錢省時
  
  
  
  
  
  17 向客戶請款，這樣做超省時
  
  
  
  
  
  18 把時間成本算進去，減少沒賺頭的生意
  
  
  
  
  
  19 小心，國稅局最常糾舉這種灰色經費
  
  
  
  
  
  20 哪種開銷要索取發票收據？
  
  
  
  
  
  21 事先決定哪些支出不能報公帳
  
  
  
  
  
  22 生意做大了才學作帳看帳，你會瘋掉
  
  
  
  
  
  23 有些開銷很個人，居然可以報公帳
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  第三章 這樣「記錄」，簿記財報自動完成：財會三步驟法之二
  
  
  
  
  
  24 極度簡化記帳的記錄方式
  
  
  
  
  
  25 用會計軟體記錄，簿記與財報自動完成
  
  
  
  
  
  26 記錄不用鉅細靡遺，摘要重點即可
  
  
  
  
  
  27 重複記錄不等於備份，反而容易出錯
  
  
  
  
  
  28 使用雲端會計軟體的好處
  
  
  
  
  
  29 雲端會計軟體的缺點
  
  
  
  
  
  30 憑證做過記錄之後，該怎麼保管？
  
  
  
  
  
  31 憑證要保留十年！──可以只留電子檔嗎？
  
  
  
  
  
  32 用Excel記錄，不必切傳票
  
  
  
  
  
  33 會計科目無須詳盡，「這些」就夠記帳
  
  
  
  
  
  34 利用代墊，避開繁複的現金記錄
  
  
  
  
  
  35 盡量透過銀行交易，記錄更輕鬆
  
  
  
  
  
  36 老闆一定要會記錄，未必要學簿記
  
  
  
  
  
  37 簿記與會計分錄，懂這些就夠了
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  第四章 檢查：懂看帳，做什麼生意都犀利
  
  
  
  
  
  38 務必花時間檢查：找出錯誤與異常數值
  
  
  
  
  
  39 請款與付款務必每月檢查
  
  
  
  
  
  40 怎麼檢查財會記錄是否正確？
  
  
  
  
  
  41 檢查資金！四大重點
  
  
  
  
  
  42 看帳若有三種狀況怪怪的，徹查原因
  
  
  
  
  
  43 花錢、省錢的順序和基本原則
  
  
  
  
  
  44 不要省小錢，更該想的是「刪除經費」
  
  
  
  
  
  45 先看懂資產負債表和損益表就夠了
  
  
  
  
  
  46 兩個表都得看，一起看
  
  
  
  
  
  47 注意應收帳、庫存和不動產──吃掉你的資產
  
  
  
  
  
  48 掌握七大關鍵，輕鬆結算損益不出錯
  
  
  
  
  
  49 無論免稅與否，請款都該含稅
  
  
  
  
  
  50 哪些開銷不能認列為費用來節稅
  
  
  
  
  
  51 決定一人公司企業主薪資的方法
  
  
  
  
  
  52 財會目的不是應付國稅局，而是更多獲利
  
  
  
  
  
  53 如何檢查（檢討）營收
  
  
  
  
  
  54 經營分析，就是做「比較」
  
  
  
  
  
  55 做好收集和記錄，財會工作就快速
  
  
  
  
  
  56 在家接案，該不該成立公司？
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  第五章 營業結算、稅務申報，簡簡單單
  
  
  
  
  
  57 一人社長要報哪些稅？
  
  
  
  
  
  58 含稅收入別都當成收入啊！
  
  
  
  
  
  59 申報營業稅，備妥這些資料
  
  
  
  
  
  60 營利事業所得稅，這些資料別遺漏
  
  
  
  
  
  61 善用藍色申報書，合法節稅
  
  
  
  
  
  62 用網路申報營業稅
  
  
  
  
  
  63 營所稅也可以上網申報
  
  
  
  
  
  64 逾期申報、繳稅的恐怖罰款！
  
  
  
  
  
  65 一人公司如何節稅？
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  特別收錄判斷「這算不算經費」的經費表使用方法
  
  
  
  
  
  結語從小生意晉身事業經營，要懂一點財會
  
  
  

懂一點財會，你就能很懂經營管理

不知道你是否思考過，財會工作到底是為誰做？

是為了國稅局、還是為了銀行做的？

都不是。財會工作是為了自己、為了自己的公司而做。

若簡單說明財會工作的意義，我認為就是「經營管理」。也就是說，製作財務報表，可以協助你掌握經營方向、了解公司的營運狀況，絕對不只是例行公事而已。

換言之，財會工作就是在「金錢、會計、稅金」三者間取得平衡。若想要把錢留住，就必須減少繳稅金額，也就是要懂得節稅。而要減少稅金支出，就必須了解會計的架構，才能知道要從哪個環節合法節稅。也可以說，只要了解會計的架構，就能有效的運用金錢。

因此，身為公司經營者一定要親自掌控這三個要素，才能確實掌握營運狀況，並更有效率的運用資金。

成功的經營，從按時記帳開始

身為一人公司，通常還無法負擔聘僱財會人員的費用，所以，更需要有效率的處理相關工作。只要你開始親手記帳、管理會計工作，就能意識到：「財會工作不是為了應付國稅局、銀行查帳用，而是為了更了解公司營運狀況。」並了解明白看懂財報，是多麼重要的一件事。

以下，我列舉出經營者看懂財報後，能得到的好處：

清楚掌握公司的財務狀況，免除資金周轉不靈的危機。

再也不會隨便亂丟收據，並且能立刻分類、整理，省去找發票的時間。

有效管理業績，即時修正經營方向。

?有助於控管成本，鞏固經營基礎。

只要能活用本書的知識，相信即使沒有財會基礎的人，也能看懂財報，為公司打下穩固的根基。

?

一人公司想賺錢擴張？請親自處理財會

一人公司的經營者親自處理財會工作，到底有哪些優點呢？接下來，我將由以下這三個角度分析說明。

一、節省成本

如果自己就可以處理，就不用委託記帳及報稅代理業務人處理，換言之，即可減少不必要的支出。

一般來說，委託記帳及報稅代理業務人處理的公司，一年大約要花上30萬到50萬日圓（約新台幣7,5000元到13萬元）左右。若是對方是很有經驗、懂得節稅的專業人士，能為公司省下更多成本，請他協助處理結算、報稅工作，對經營者來說是再好不過。但請不要以為，只要是有證照的記帳及報稅代理業務人，就有這種能力。

二、完全掌握公司營運狀況

身為經營者，你是否曾因為：「明明是自己的公司，卻看不懂數字，不了解確實的營運狀況」而感到焦慮？

我本人也當過財會人員，在記帳及報稅代理業務人事務所歷練過，才獨立創業。但一直到創業後，我才驚覺自己過去都只是在紙上談兵。很多事要等到自己真正承擔風險、經營公司後才會知道。

後來我領悟到，其實管理一家公司，不僅要有經營決策的能力，更要對財務報表上所有數字一清二楚。換句話說，「經營就等於進攻；財會工作則是在防守」，雖然攻守之間的比例並不是一比一，或許比較接近九比一，也就是財會工作只占一成。但是，這一成卻是維持公司穩定成長的關鍵。所以，各位已經具備經營概念，相當於已經具備九成經營能力的老闆，只要再學會剩下的一成（財會工作）就夠了。

看到這裡，或許很多人會好奇，如果財會能力只占成功關鍵的一成，那麼何必費心學習？但反過來想，只要你學會多數人都不知道的這一成（財會工作），就可以取得絕對的優勢。

三、幫助公司更穩定的經營

一般而言，若老闆不處理財會工作，那就是由公司內的財會人員，或記帳及報稅代理業務人負責。比較經營者、財會人員、會計事務所這三種角色管理公司帳的好處，可以很明顯看出來，只有老闆完全掌握公司的財務脈絡，對公司的經營決策助益最大。

在過去，即使老闆不懂財會工作，公司也可能存活下來。不過，考慮到未來五年、十年甚至更久的時間，隨著市場競爭越來越激烈，若經營者再不懂控制成本，很容易就會被市場淘汰。反之，若看懂財報上的每一個數字代表的意義、了解財會工作真正的目的，並機動的調整營運方向，就可以及早發現公司的變化、即時反應。這也是因應趨勢、不被擊倒的生存之道。

?

一人公司的財會工作，三步驟解決

到底財會工作要做些什麼事呢？在「前言」中我曾提到，一人公司必須做的財會工作，就是「收集、記錄、檢查」這三項。

步驟一：收集

「收集」指的就是收集正式發票、一般收據甚至是請款單等，可以說明金錢流向及產生理由的單據。這是財會工作的第一步，其實也是最重要的步驟。如果輕忽「收集」的作業，很有可能因此多繳原本不用繳的稅金，或因為報稅不確實而被國稅局查帳。至於詳細的收集方法，我會在第二章說明。

步驟二：記錄

「記錄」則是將收集起來的正式發票、一般收據、請款單等憑證，記錄下來轉換成資料。以前必須經由人工作業的方式完成記錄，但現在只要輸入電腦，就可以輕鬆搞定。此外，市面上許多介紹財會實務的書籍上，常常會有「傳票怎麼切」、「日記簿怎麼編」等內容，但這些對一人公司的經營者來說，其實都用不到。

步驟三：檢查

「檢查」的重點，就是再次確認記錄的數字（營收、經費等）有沒有錯。具體而言，就是要仔細核對「有沒有賺錢」、「花了多少錢」、「要繳多少稅」，一旦發現問題就要立刻修正。而且，我建議檢查工作最好每個月做一次。這樣就可以有效率的統計數據，盡快掌握每個月公司的經營狀況。

反之，如果沒有每個月確實檢查，很可能到年底結算時，才發現帳記錯了，實際上一整年都在做白工、沒賺到錢，甚至演變成入不敷出的窘境。

其實，財會工作給人繁瑣又花功夫的印象，正是因為必須整理一堆憑證。很多人拿到發票或收據時，都會不自覺的逃避現實：「等累積到一定的量之後，再一起整理就好。」不過，一旦出現這種想法，把收集到的單據放著不管，很可能會演變成，一次必須整理堆積成山的單據，若是拖到最後一刻才開始動手，說不定還會害你錯過報稅時間，落得被國稅局罰錢的下場。



實際上，只要記住「每天該做的事、每個月該做的事，以及一年要做一次的事」，按表操課，就能省去許多麻煩，讓你輕鬆管好公司帳務。

最後，我想再次叮嚀，「收集」是很重要的步驟，千萬別等到正式發票、一般收據堆積成山才著手整理，現在，就請先養成一天花五分鐘整理的習慣，這麼一來，到了結算日就能輕鬆完成財務報表、準時完成申報。

財務報表不用百分百精確，即時最重要

在前面的章節，我已經提出許多財會工作效率化後的好處。但是，要如何精簡流程，才能更省時省力呢？接下來，我將列出幫助財會工作效率化的八大重點，只要掌握這八個關鍵，任何人都能親自處理，並從中了解公司如何降低成本、讓公司穩定發展。

一、減少用紙

以前的財會工作都要用到紙張。現在隨著電腦、資訊科技的發達，可以用資料來進行管理。如何將紙本作業資料化、如何加工資料，將是勝負的關鍵。

二、與客戶或廠商培養固定的往來方式

效率化會牽涉到許多人。只要開口拜託客戶或廠商：「請儘早提供請款單」、「請不要付現，改用匯款方式付款」等，就有助於財會工作的效率化。如果一直採用費時耗工的做法，就會遲遲無法確定數字，需要多花功夫去追加、修正。

三、找出自己最上手的模式

財會工作有一定的模式，因此要提升效率，關鍵就在於你是否能流暢的處理日常作業。此外，你也可以考慮編製檢查表，或將自己曾犯過的錯，寫成書面資料，製作指導手冊，都有助於你更有效率的記帳。

四、要有加快速度的意識

為了要加快記帳的速度，就必須容忍小錯。當然，報稅時還是必須一元不差。

不過，如果只是要掌握每月業績，作為決策的參考，那麼只要數字大的金額（例

如：只要抓到十萬或百萬單位的數字即可，但要視公司規模而定）不出錯即可。

換句話說，「用80％的精確度，在次月五日前掌握業務」，遠比「用百分百的精確度，但要晚一個月才能結束」還重要。由此可知，財務報表的即時性是最重要的。

五、不要太在意錯誤

雖然財報上的數字不容出錯，不過，如果只是算錯一元，也不會影響稅金。所以檢查的重點，應該先放在不要弄錯百萬單位的大數字、不要填錯單位即可。

六、大概整理

對財會工作來說，整理單據是必要的過程。單據種類繁多，可能來自外部，也可能是自己編製的。雖說要整理，也不用仔細到列出目錄，甚至貼得非常整齊，只要必要時，能方便拿出來參考即可。此外，比起整理得有條不紊，更重要的是要懂得丟。已經做過帳的資料，若沒有必要，請務必丟掉，否則反而會增加收集到錯誤資料的機率。

七、簡化業務

不收現金、不擺存貨、減少件數、不花固定費用，取得單筆交易與連續交易的平均值等，像這樣試著簡化業務，就等於簡化財會工作。如果擬定太過複雜的交易條件，或不在契約上詳列處理方式，就會讓財會工作更為複雜。

八、活用電腦及網路資源

科技日新月異，沒道理不好好利用它。這部分又分成「活用電腦及軟體」、「活用網際網路」、「活用 Excel（特別是和會計軟體的搭配使用）」、「整理資訊」等，我將在下一節詳細說明。